Cette option vous permet de générer un état recoupant les localisations où des frais ont été payés et la localisation à laquelle l'argent est dû.
Il fait apparaître les paiements effectués dans d'autres localisations que la localisation à laquelle l'argent est due – en d'autres termes, il permet de déterminer que la bibliothèque A, par exemple, a encaissé 212,50 € qui doivent être reversés à la bibliothèque B.
Plusieurs options peuvent être choisies au moment de l'exécution. Comme cet état doit normalement être exécuté à intervalles réguliers, vous pouvez définir des options de « production » et les enregistrer comme valeurs par défaut.
Lorsque vous choisissez cette option, un écran de saisie s'affichera:
Nom pour cette procédure : Cette zone vous permet simplement d'entrer un « nom » pour l'état.
Date début, Date de fin : Ces deux paramètres vous permettent de définir la période pour laquelle les paiements seront inclus dans l'état. Pour la date de début, vous pouvez entrer la date de votre choix, ou choisir le bouton radio Date du dernier lancement de procédure, qui est propre à l'utilisateur. Pour la date de fin, vous pouvez choisir le bouton radio Aujourd'hui, ou, mieux encore, le bouton radio « Hier ». Ainsi, les deux paramètres par défaut pourraient être « Date du dernier lancement de procédure » et « Hier ».
Groupement par localisation : Pour les coûts, la localisation est définie au niveau de l'institution/de la localisation. Plutôt que de ventiler les paiements pour chaque localisation, vous pouvez utiliser ce paramètre pour « regrouper » les paiements par localisation, institution ou groupe financier.
(Par exemple, vous pouvez simplement signaler que l'« institution X doit à l'institution Y un total de 345,23 € », plutôt que la « localisation X/Alpha doit à la localisation Y/Gamma 2,50 €, et la localisation X/Bêta doit à la localisation Y/Delta 4,87 € », et ainsi de suite.)
Niveau de détail par date : Les valeurs possibles sont « par jour», « par semaine », « par mois », « par année » et « par période complète ». Par exemple, si « par jour » est choisi, un chiffre est donné pour chaque jour dans la période sélectionnée ; si « par période complète » est choisi, un seul chiffre est donné.
Inclure des chiffres qui donnent un coût par localisation équivalent au paiement par localisation : Cette option vous permet d'inclure les paiements effectués dans la localisation où l'argent est dû. En d'autres termes, vous pouvez faire apparaître tous les coûts ou seulement ceux pour lesquels les localisations sont différentes. Dans ce dernier cas, la localisation est la localisation au sens du paramètre « Groupement par localisation ». Ainsi, si vous choisissez un regroupement par institution, les frais payés à « Bibliothèque municipale/Centrale » et les frais payés à « Bibliothèque municipale/Annexe,» par exemple, seront considérés comme ayant été payés dans la même localisation (tandis que si le regroupement est par « localisation », on considérera qu'il s'agit de deux localisations différentes).
Note
Un seul rapport par méta-institution de prêt peut s'exécuter en même temps, et un seul utilisateur peut accéder à cette fenêtre (par méta-institution de prêt) à un instant t.
Les premières lignes contiennent des renseignements sur la dernière exécution de l'état – si l'exécution est en cours, la mention « En cours» apparaît ; si l'état n'a jamais été généré, la mention « Aucun rapport n'a été lancé précédemment », apparaît. De plus, le nom du dernier utilisateur est indiqué, s'il est différent de celui qui est à l'origine de la dernière exécution.
Lorsque vous cliquez sur le bouton le système passe à l'écran “démarrer activité” standard, qui vous permet de démarrer l'exécution de l'état.
Si vous voulez que l'état soit produit régulièrement, créez une tâche permanente qui s'exécute « en mémoire » - cependant, l'exécution régulière de l'état présente un intérêt probablement uniquement si la date de début et la date de fin sont « Date du dernier lancement de procédure » et « Hier » respectivement.
Une fois l'état généré, le bouton « Export de résultats » vous permet d'exporter les résultats vers un tableur.
Bien que la date du dernier lancement et les paramètres précédents soient enregistrés pour un utilisateur donné, il ne peut y avoir qu'un seul état existant pour une méta-institution de prêt ; l'exécution d'un nouvel état écrasera les résultats de l'état précédent.